Organizācijām, kuras apsver Process-as-Code pilotprojekta īstenošanu, pirms līguma apstiprināšanas ir svarīgi saprast 2 jautājumus. Pirmkārt, ko organizācija praktiski iegūs pilotprojekta rezultātā? Otrkārt, kādas ar konkrētā pilotprojekta īstenošanu saistītās PPPA izmaksas sedz pati organizācija?

Atbilde nav meklējama tikai nostrādāto stundu skaitā vai tehnoloģiju izmaksās. Process-as-Code pilots ir ierobežota apjoma praktisks projekts, kurā organizācijas zināšanas par tās procesiem, lēmumiem un darbības noteikumiem tiek pārveidotas strukturētā, pārbaudāmā un tehnoloģiski izmantojamā formā.

Tādēļ lēmums par pilotprojektu būtu jāvērtē ne tikai kā pakalpojuma iegāde, bet arī kā ieguldījums organizācijas spējā pārvaldīt un atkārtoti izmantot savas zināšanas.

Ko nozīmē Process-as-Code

Daudzās organizācijās būtiskas zināšanas par procesiem atrodas dažādās vietās. Daļa ir aprakstīta procedūrās un iekšējos noteikumos, daļa ir iestrādāta informācijas sistēmās, bet daļa pastāv tikai darbinieku pieredzē.

Šāda sadrumstalotība apgrūtina procesu pārskatīšanu, automatizāciju un vienotu piemērošanu. Tā rada arī risku, ka līdzīgās situācijās tiek pieņemti atšķirīgi lēmumi vai ka būtiskas zināšanas tiek zaudētas līdz ar darbinieku vai ārējo pakalpojumu sniedzēju maiņu.

Process-as-Code pieeja palīdz organizācijas procesus, lēmumu loģiku, noteikumus, lomas un informācijas apriti aprakstīt strukturētā un mašīnlasāmā veidā. Šādu aprakstu var pārbaudīt, pilnveidot, izmantot tehnoloģiskās integrācijās un pielāgot turpmākiem automatizācijas vai MI risinājumiem.

Tas nenozīmē, ka viss process uzreiz tiek pilnībā automatizēts. Pilotprojekta uzdevums ir ierobežotā un kontrolējamā apjomā pārbaudīt, kā pieeja darbojas konkrētās organizācijas vidē un kādu praktisku vērtību tā var radīt.

Pilotprojekta rezultāts nav tikai dokuments

Tradicionālā procesu analīzē galarezultāts nereti ir apraksts, diagramma vai rekomendāciju kopums. Šie materiāli var būt vērtīgi, taču to izmantošanai informācijas sistēmās parasti nepieciešama papildu interpretācija un izstrāde.

Process-as-Code pilotā mērķis ir radīt strukturētu rezultātu, kuru iespējams izmantot atkārtoti. Atkarībā no izvēlētā procesa un pilotprojekta tvēruma rezultāts var ietvert:

Šie rezultāti veido organizācijas zināšanu kopumu, kuru var uzturēt, papildināt un izmantot nākamajos projektos. Šajā rakstā jēdziens "zināšanu aktīvs" tiek lietots stratēģiskā nozīmē. Tas neapgalvo, ka pilotprojekta rezultāts visos gadījumos būtu atzīstams par nemateriālo aktīvu grāmatvedībā. Šāda klasifikācija jāvērtē atsevišķi atbilstoši konkrētajiem apstākļiem un piemērojamām prasībām.

Kāpēc strukturētas zināšanas ir svarīgas MI izmantošanai

Mākslīgā intelekta risinājumi var apstrādāt lielu informācijas apjomu, taču tie paši par sevi nepārzina konkrētas organizācijas procedūras, atbildības, izņēmumus un lēmumu pieņemšanas nosacījumus.

Ja šīs zināšanas nav precīzi aprakstītas un pārvaldītas, mākslīgā intelekta risinājuma sniegtie rezultāti var būt nekonsekventi, nepilnīgi vai grūti izskaidrojami. Tādēļ uzticamai MI izmantošanai nepietiek tikai ar tehnoloģiju. Nepieciešams arī kvalitatīvs organizācijas zināšanu slānis.

Process-as-Code palīdz veidot šo slāni. Mākslīgais intelekts tad var izmantot organizācijas definētos procesus un noteikumus, nevis kļūt par vienīgo vietu, kurā šīs zināšanas tiek interpretētas vai glabātas.

Vienlaikus Process-as-Code nav piesaistīts tikai vienam MI rīkam vai tehnoloģiju piegādātājam. Strukturētas organizācijas zināšanas var saglabāt savu lietderību arī tad, ja nākotnē mainās izmantotās platformas vai tehnoloģijas.

Kāpēc organizācija sedz pilotprojekta izmaksas

Katrs pilotprojekts tiek īstenots konkrētas organizācijas vajadzībām. Tā laikā tiek analizēti organizācijas izvēlētie procesi, iesaistīti tās eksperti, precizēti tās darbības noteikumi un sagatavoti tai izmantojami rezultāti.

PPPA izmaksas rodas, veicot tieši ar attiecīgo pilotprojektu saistīto darbu. Tas var ietvert procesa izpēti, intervijas un darba sesijas, procesu un lēmumu modelēšanu, tehniskās arhitektūras sagatavošanu, risinājuma konfigurēšanu, integrācijas darbu, testēšanu, dokumentēšanu un projekta vadību.

Tādēļ organizācijas izmaksu segšana nav maksa par abstraktu iniciatīvu. Tā ir atlīdzība par konkrētās organizācijas pilotprojekta sagatavošanu, īstenošanu un rezultātiem.

Precīzs darba apjoms, atbildības, nodevumi, izmaksu segšanas kārtība un citi nosacījumi tiek noteikti katra pilotprojekta līgumā.

Kā tiek pamatotas pilotprojekta izmaksas

Lai novērtējums nebūtu balstīts tikai vienā skatpunktā, pilotprojekta izmaksas ir lietderīgi pārbaudīt no trim savstarpēji papildinošām perspektīvām.

1. Projekta īstenošanai nepieciešamais darbs

Vispirms tiek vērtēts, kāds darba apjoms ir nepieciešams, lai sasniegtu noteiktos pilotprojekta rezultātus. Tiek ņemts vērā izvēlēto procesu skaits un sarežģītība, iesaistīto pušu loks, esošās dokumentācijas kvalitāte, tehniskās integrācijas vajadzības, testēšana, dokumentēšana un projekta vadība.

Šī perspektīva palīdz pārliecināties, ka izmaksas atbilst reāli veicamajam darbam un nepieciešamajai kompetencei.

2. Salīdzinājums ar alternatīvām tirgū

Otrkārt, tiek vērtēts, kādas kompetences organizācijai būtu jāiegādājas atsevišķi, ja tā līdzīgu rezultātu mēģinātu sasniegt ar vairākiem pakalpojumiem vai piegādātājiem.

Šāds darbs var prasīt procesu analīzi, biznesa arhitektūru, tehnisko projektēšanu, integrāciju, datu un MI kompetenci, kā arī pārvaldības un dokumentācijas izstrādi. Salīdzinājums ļauj izvērtēt pilotprojektu kā savstarpēji saistītu darbu kopumu.

3. Organizācijai radītā vērtība

Treškārt, tiek vērtēts, kādu praktisku vērtību organizācijai var radīt pilotprojekta rezultāti. Tā var izpausties kā īsāks procesa izpildes laiks, mazāks manuālā darba apjoms, konsekventāki lēmumi, labāka izsekojamība, zemāks zināšanu zuduma risks un vieglāka turpmāko tehnoloģiju ieviešana.

Ieguvumi ir atkarīgi no izvēlētā procesa, sākotnējās situācijas, organizācijas iesaistes un no tā, kā pilotprojekta rezultāti tiek izmantoti pēc projekta pabeigšanas.

Trīs perspektīvu kopīga izmantošana palīdz lēmumu pieņēmējiem pārbaudīt, vai projekta izmaksas ir samērīgas ar darba apjomu, tirgus alternatīvām un sagaidāmo organizācijas ieguvumu.

Kādu ilgtermiņa vērtību var radīt pilots

Pilotprojekta tūlītējais ieguvums ir konkrēta procesa pārskatīšana un strukturēšana. Tomēr daļa vērtības var rasties vēlāk.

Organizācija var atkārtoti izmantot izveidotos procesu modeļus, noteikumus, terminoloģiju, integrācijas principus un dokumentāciju. Tas var samazināt nepieciešamību katrā jaunā digitalizācijas projektā no jauna skaidrot tos pašus darbības principus.

Strukturētas zināšanas var arī palīdzēt:

Šī vērtība nerodas automātiski. Tā ir atkarīga no izvēlētā procesa piemērotības, pieejamās informācijas, organizācijas ekspertu iesaistes un spējas uzturēt radītos rezultātus.

Kas jāizvērtē pirms līguma apstiprināšanas

Pirms lēmuma pieņemšanas organizācijas vadībai, finanšu, juridiskajiem un iepirkumu speciālistiem ieteicams pārliecināties, ka ir skaidras atbildes uz šādiem jautājumiem:

  1. Kādu problēmu vai attīstības vajadzību pilotprojekts risinās?
  2. Kāpēc izvēlētais process ir piemērots pilotam?
  3. Kādi konkrēti rezultāti un nodevumi ir paredzēti?
  4. Kā tiks noteikts, vai pilots ir izdevies?
  5. Kādi organizācijas eksperti, dati un dokumenti būs nepieciešami?
  6. Kā organizācija uzturēs un attīstīs radīto zināšanu kopumu pēc pilota?

Pozitīvs lēmums par pilotprojektu nenozīmē solījumu uzreiz automatizēt visu organizāciju. Tas nozīmē apzinātu izvēli ierobežotā apjomā pārbaudīt, vai organizācijas procesu un lēmumu zināšanas iespējams pārvērst strukturētā un atkārtoti izmantojamā formā.

Lai izvērtētu Process-as-Code piemērotību konkrētai organizācijai, iespējamo pilotprocesu un nepieciešamo sagatavošanos, aicinām sazināties ar PPPA. Pirms līguma noslēgšanas pilotprojekta tvērums, rezultāti, atbildības un izmaksu segšanas nosacījumi tiek precizēti un līgumā atrunāti individuāli.

Jūsu organizācija apsver Process-as-Code pilotprojektu?

Sazināties ar PPPA →